Dashboard van een bedrijfssysteem met omzet, klanten en openstaande facturen

Blog

Excel of een systeem op maat?

Vijf signalen dat je bedrijf uit zijn spreadsheets is gegroeid.

Bijna elk bedrijf begint met Excel, een mailbox en een paar losse pakketten. Dat is verstandig: het kost weinig en je kunt meteen aan de slag. Het wringt pas als je groeit. Dan gaat er steeds meer tijd zitten in bijhouden, overtypen en uitzoeken wat klopt. Aan deze vijf signalen herken je dat moment.

Je typt dezelfde gegevens meer dan één keer

Een klant staat in je mailbox, in een offerte, in een factuur en in je planning. Elke keer dat iemand die gegevens overtypt, kost het tijd en kan er een fout in sluipen. In één systeem voer je een klant of order één keer in en gebruikt elk onderdeel dezelfde gegevens.

Wat een systeem dan oplost

Van offerte naar order naar factuur zonder overtypen.
Eén klantkaart voor verkoop, planning en administratie.
Een wijziging hoef je maar op één plek door te voeren.

Niemand weet zeker welke versie klopt

Een spreadsheet werkt goed zolang één persoon hem bijhoudt. Zodra meerdere mensen eigen kopieën maken, ontstaan er verschillen: de voorraad in het ene bestand, de prijzen in het andere. Een systeem heeft één actuele stand waar iedereen tegelijk in werkt.

Wat een systeem dan oplost

Iedereen ziet dezelfde, actuele cijfers.
Geen bestanden meer heen en weer mailen.
Een wijziging staat er meteen voor iedereen in.

Je pakketten weten niets van elkaar

Een boekhoudpakket, een kassa, een planbord en een webshop doen elk hun eigen werk, maar ze praten niet met elkaar. Jij bent dan de koppeling. Bij maatwerk hoef je niet alles te vervangen: wat je al gebruikt kan gekoppeld worden, zodat een verkoop vanzelf doorwerkt in voorraad en facturatie.

Wat een systeem dan oplost

Een verkoop werkt je voorraad meteen bij.
Een factuur staat zonder tussenstap in je boekhouding.
Je houdt de pakketten die voor je werken.

Je past je werkwijze aan de software aan

Standaardpakketten zijn gebouwd voor het gemiddelde bedrijf. Wijkt jouw proces daarvan af, dan ga je om het pakket heen werken: notities in een vrij tekstveld, een extra lijstje ernaast, een stap die je handmatig doet. Een systeem op maat draait het om en volgt hoe jouw bedrijf werkt.

Wat een systeem dan oplost

De stappen in het systeem zijn de stappen die jij zet.
Velden en statussen heten zoals jij ze noemt.
Geen functies waar je voor betaalt maar die je niet gebruikt.

Je ziet pas achteraf hoe het gaat

Als de cijfers uit vijf bronnen moeten komen, maak je het overzicht één keer per maand, als het al gebeurt. Dan stuur je op wat er was, niet op wat er is. Wanneer alles in één systeem staat, zie je omzet, openstaande facturen en planning op elk moment.

Wat een systeem dan oplost

Een dashboard dat zichzelf bijwerkt.
Openstaande facturen in één oogopslag.
Beslissen op cijfers van vandaag.

Wanneer is Excel nog prima?

Herken je geen van deze signalen, blijf dan vooral werken zoals je werkt. Een systeem op maat loont pas als het bijhouden zelf werk is geworden. Herken je er twee of meer, dan is het de moeite waard om uit te rekenen hoeveel uren er per week in zitten.

Benieuwd hoe dat er bij jou uitziet?

We brengen in kaart hoe je nu werkt en waar het misgaat. Je krijgt te zien hoe het systeem eruit gaat zien voordat we bouwen.

Plan een gesprek Bekijk een live systeem